Tháng 3 năm ngoái, một startup tại Hà Nội tìm đến đội ngũ Seoul với yêu cầu phát triển dòng serum trị mụn chứa chiết xuất tràm trà. Từ những dòng mô tả tính năng cơ bản trên giấy, chúng tôi đã đưa dự án vào quy trình sản xuất 5 bước nghiêm ngặt. Chỉ trong vòng 75 ngày, 5.000 chai serum đã lên kệ — và bán hết 80% trong đợt ra mắt đầu tiên. Kết quả ấy đến từ một lộ trình đặt hàng được tổ chức bài bản, rành mạch ngay từ những ngày đầu.
Quy trình đặt hàng gia công mỹ phẩm gồm những bước nào?
Chuẩn hóa đơn hàng tại nhà máy gia công mỹ phẩm thường xoay quanh 5 bước cốt lõi: liên hệ trao đổi nhu cầu, phát triển công thức mẫu, thống nhất MOQ để ký hợp đồng, tiến hành sản xuất hàng loạt và cuối cùng là đóng gói bàn giao thành phẩm cho khách hàng.
Theo quy định về quản lý mỹ phẩm của Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế, các nhà máy sản xuất phải tuân thủ nghiêm ngặt quy chuẩn GMP cùng hệ thống hồ sơ pháp lý trước khi đưa sản phẩm ra thị trường. Tại nhà máy gia công mỹ phẩm Seoul, chúng tôi đã đúc kết và chuẩn hóa chuỗi hoạt động này thành 5 chốt chặn quản lý tinh gọn. Cách làm này giúp các nhà sáng lập thương hiệu dễ dàng theo dõi tiến độ thực tế, không bị mơ hồ về các thủ tục kỹ thuật và tối ưu được dòng tiền kinh doanh.
Bước 1: Liên hệ và trao đổi yêu cầu với nhà máy
Mọi sự hợp tác đều bắt đầu bằng một cuộc thảo luận minh bạch. Ở giai đoạn này, chủ thương hiệu cần cung cấp cho chúng tôi bức tranh rõ nét về sản phẩm muốn tạo ra. Bạn định bán cho ai? Mức giá dự kiến trên kệ hàng là bao nhiêu? Kết cấu sản phẩm dạng cream, gel hay serum?
Đội ngũ chuyên viên sẽ tiếp nhận thông tin, phân tích xu hướng thị trường hiện tại và đánh giá mức độ khả thi của dự án. Nếu bạn chưa có định hướng cụ thể, bộ phận chiến lược của Seoul sẽ đưa ra các gợi ý dịch vụ phù hợp với nguồn ngân sách ban đầu thông qua cổng liên hệ trực tiếp.
Bước 2: Tư vấn công thức và phát triển sản phẩm mẫu
Sau khi phác họa xong bức tranh chung, phòng Lab R&D bắt tay vào thiết kế công thức. Các kỹ sư hóa sinh đo lường tỷ lệ hoạt chất, lựa chọn hệ nền sao cho chất kem không bết dính, thẩm thấu nhanh và ổn định ở điều kiện khí hậu nóng ẩm của Việt Nam.
Mất khoảng 7 đến 10 ngày để kỹ sư hoàn thiện mẫu test đầu tiên. Mẫu này được gửi tận tay đối tác để trải nghiệm thực tế về mùi hương, độ an toàn và hiệu quả thẩm mỹ. Bạn có quyền yêu cầu điều chỉnh từ 2-3 lần — đến khi hoàn toàn ưng ý về kết cấu thành phẩm.
Bước 3: Báo giá, thỏa thuận MOQ và ký hợp đồng
Mẫu test được chốt chính thức cũng là lúc bài toán tài chính được đưa lên bàn cân. Nhà máy sẽ tính toán định mức nguyên vật liệu, chi phí khấu hao máy móc để đưa ra bản báo giá chi tiết trên từng đơn vị sản phẩm.
Hai bên tiến hành bàn bạc về số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ), phương án bao bì cũng như thời gian bàn giao. Một bản hợp đồng có giá trị pháp lý được ký kết. Khách hàng thực hiện chuyển khoản đặt cọc để nhà máy bắt đầu nhập khẩu nguyên liệu và tiến hành cắt phôi bao bì nhựa hoặc thủy tinh.
Bước 4: Sản xuất, kiểm định chất lượng và công bố mỹ phẩm
Đây là giai đoạn tiêu tốn nhiều nhân lực nhất. Dây chuyền nhũ hóa hút chân không cỡ lớn được kích hoạt để khuấy trộn hàng chục kilogram nguyên liệu thành dạng đồng nhất. Hệ thống chiết rót định lượng vào chai lọ được thực hiện trong phòng thao tác sạch.
Song song, bộ phận pháp lý của Seoul Cosmetic tiến hành làm hồ sơ xin cấp phép từ Sở Y tế. Nhân viên QC (Quality Control) rút mẫu ngẫu nhiên trực tiếp trên băng chuyền để đo độ pH, test vi sinh và kiểm tra sức căng bề mặt. Mục tiêu: 100% lô hàng không bị tách lớp hay nhiễm vi khuẩn trước khi xuất kho.
Bước 5: Đóng gói, bàn giao và nhận hàng thành phẩm
Những chai lọ thành phẩm sau khi qua cửa ải KCS (Kiểm tra chất lượng) sẽ được in date, dập màng co và đóng thùng carton 5 lớp chống sốc. Nhân sự kho bãi xuất phiếu kiểm kê, xếp hàng lên xe tải chuyên dụng và vận chuyển trực tiếp đến tổng kho của khách hàng. Hai bên tiến hành đồng kiểm số lượng, ký biên bản bàn giao và thanh toán phần công nợ còn lại của hợp đồng.
Thời gian hoàn thành một đơn hàng gia công mỹ phẩm là bao lâu?
Thời gian hoàn thành đơn hàng phụ thuộc trực tiếp vào tính mới của hợp đồng. Đơn sản xuất lần đầu thường mất khoảng 45 đến 60 ngày để xử lý bao bì và giấy phép. Từ các chu kỳ tái đặt hàng tiếp theo, thời gian rút ngắn chỉ còn 20 đến 30 ngày.
Đơn hàng đầu tiên: 45-60 ngày
Đối với những thương hiệu mới tinh, thời gian nằm chờ nhiều nhất thuộc về hai hạng mục: thiết kế khuôn bao bì và thủ tục hành chính. Nếu bạn chọn bao bì độc quyền nhập khẩu từ nước ngoài, quá trình làm khuôn và vận chuyển về Việt Nam có thể kéo dài 25-30 ngày. Hồ sơ công bố mỹ phẩm tại cơ quan nhà nước cũng đòi hỏi 10-15 ngày xét duyệt. Cùng với thời gian R&D công thức, tổng lộ trình cho mã hàng đầu tiên mất khoảng 1.5 đến 2 tháng.
Đơn hàng tái sản xuất: 20-30 ngày
Ở những lô hàng lặp lại (re-order), mọi thứ diễn ra nhẹ nhàng hơn nhiều. Mẫu bao bì đã có sẵn trong kho, công thức gốc tồn tại trên hệ thống máy tính của phòng Lab và thủ tục pháp lý đã hoàn tất. Nhà máy chỉ mất khoảng 2 ngày chuẩn bị nguyên liệu, 3 ngày phối trộn chiết rót và 2 ngày đóng gói màng co. Đơn hàng tái sản xuất tiêu tốn trung bình 20-30 ngày làm việc thông thường, theo ghi nhận từ số liệu vận hành nội bộ của Seoul Cosmetic.
Những lưu ý quan trọng khi đặt hàng gia công mỹ phẩm
Trong quá trình khởi tạo một nhãn hàng, rủi ro lớn nhất không nằm ở việc bán hàng mà nằm ở khâu lựa chọn nhà sản xuất. Dưới đây là hai yếu tố sống còn chủ thương hiệu phải rà soát chặt chẽ.
Chọn nhà máy có chứng nhận CGMP
CGMP (Cosmetic Good Manufacturing Practice) là tiêu chuẩn Thực hành sản xuất mỹ phẩm tốt do cơ quan quản lý ban hành. Giấy chứng nhận này chứng minh nhà máy có đủ hệ thống lọc không khí, quy trình xử lý nước tinh khiết RO, khu vực sản xuất một chiều chống nhiễm khuẩn chéo. Một đơn vị không có chứng nhận CGMP sẽ tiềm ẩn nguy cơ lô hàng dễ bị mốc, hư hỏng kết cấu hạt nến chỉ sau 3 tháng lưu kho.
Xác minh năng lực sản xuất và công thức có sẵn
Nhiều xưởng gắn mác gia công thực chất chỉ là đơn vị thương mại mua phôi kem trộn sẵn về sang chiết thủ công. Hãy yêu cầu tham quan nhà máy thực tế hoặc kiểm tra danh mục công thức của họ. Một phòng nghiên cứu đúng nghĩa phải xử lý được các hoạt chất khó như Retinol vi nang, Vitamin C nồng độ cao hay Peptide dạng bôi thủy phân.
Tại sao nên chọn gia công mỹ phẩm tại Seoul Cosmetic?
Seoul Cosmetic được nhiều thương hiệu Việt tin chọn nhờ cơ sở hạ tầng minh bạch và đội ngũ kỹ thuật có chuyên môn sâu. Từ R&D, quản trị rủi ro nguyên liệu đến kiểm soát đầu ra trên băng chuyền tự động, mọi công đoạn đều hướng tới bảo vệ uy tín cho nhãn hàng khách hàng.
Hơn 15 năm kinh nghiệm với 400+ công thức
Trong 15 năm qua, đội ngũ R&D của Seoul đã trải qua hàng nghìn giờ đứng phòng thí nghiệm để phát triển, hiệu chỉnh và nắm giữ hơn 400 công thức gốc khác nhau — từ dầu gội thảo dược, tinh chất phục hồi da mỏng yếu đến các dòng kem chống nắng quang phổ rộng vật lý lai hóa học. Kinh nghiệm thực chiến này được dùng để tư vấn định hướng sản phẩm bám sát thị hiếu người dùng độ tuổi 18-35.
Nhà máy 2.000m² đạt chuẩn CGMP Hàn Quốc
Hạ tầng thể hiện quy mô và tính ổn định. Tọa lạc tại Cụm công nghiệp vừa và nhỏ, tổ 28, Thị Trấn Đông Anh, Hà Nội, khu vực sản xuất của Seoul trải rộng 2.000 mét vuông đạt chuẩn CGMP Hàn Quốc. Các bồn nhũ hóa dung tích từ 50kg đến 500kg chạy bằng hệ điều khiển PLC trung tâm. Hệ thống điều hòa AHU kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm — giúp đơn hàng của đối tác được thực hiện trong môi trường vô trùng tuyệt đối, cam kết tỷ lệ phế phẩm dưới 0.1%.
Câu hỏi thường gặp về quy trình đặt hàng gia công mỹ phẩm
MOQ tối thiểu khi đặt hàng gia công mỹ phẩm là bao nhiêu?
Tại nhà máy Seoul Cosmetic, số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) thường khởi điểm từ 1.000 đến 3.000 sản phẩm tùy từng mã hàng. Chúng tôi thiết lập mức MOQ linh hoạt để giảm tải áp lực tài chính cho các startup trong giai đoạn thử nghiệm thị trường, đo lường phản ứng khách hàng trước khi mở rộng quy mô.
Chi phí đặt cọc khi ký hợp đồng gia công mỹ phẩm?
Thông thường, mức đặt cọc khi ký hợp đồng gia công mỹ phẩm dao động từ 30% đến 50% tổng giá trị đơn hàng. Khoản phí này được dùng để nhập nguyên liệu trực tiếp từ châu Âu, đặt khuôn sản xuất bao bì riêng và kích hoạt lịch chạy dây chuyền hệ thống chuyên biệt ngay sau khi chốt mẫu.
Thương hiệu mới có được hỗ trợ công bố mỹ phẩm không?
Chắc chắn có. Đội ngũ pháp lý sẽ đại diện khách hàng soạn thảo và nộp hồ sơ công bố sản phẩm lên Sở Y tế. Thời gian nhận giấy phép tiêu chuẩn được xử lý nhanh gọn trong vòng 10-15 ngày làm việc.
