Đội ngũ nhà máy gia công mỹ phẩm Seoul Cosmetic

Tóm tắt nhanh

• Dự án gia công đi qua bốn bộ phận nối nhau: R&D, sản xuất, kiểm soát chất lượng và kinh doanh; team truyền thông làm hình ảnh sản phẩm.
• Mỗi dự án gia công có một đầu mối theo suốt từ lúc nhận ý tưởng tới lúc giao lô đầu tiên.
• Phòng thí nghiệm và xưởng nằm cùng khuôn viên, nên người làm công thức và người đứng máy nói chuyện trực tiếp.
• Founder Nguyễn Khắc Kiên trực tiếp tham gia phần định hướng sản phẩm và xuất hiện ở các sự kiện ngành.
• Xưởng có hợp tác đào tạo và chuyển giao công nghệ với đối tác Hàn Quốc.

Máy móc giữa các xưởng gia công thường giống nhau. Chỗ khác nhau là con người. Trang này nói về các bộ phận đang vận hành nhà máy Seoul Cosmetic. Ai làm việc gì, và bạn làm việc với ai ở từng giai đoạn?

Trang không nêu tên từng người vì quyền riêng tư của nhân sự. Ngoài founder, mọi bộ phận được gọi theo chức năng.

1. Đội ngũ gồm những bộ phận nào?

Trả lời nhanh: Dự án của bạn đi qua bốn bộ phận: R&D làm công thức và mẫu, sản xuất đứng máy, kiểm soát chất lượng kiểm từng khâu, kinh doanh lo báo giá, hợp đồng và tiến độ. Team truyền thông làm hình ảnh sản phẩm. Mỗi dự án có một đầu mối bên kinh doanh theo suốt dự án.

Bốn bộ phận xếp theo đúng thứ tự một dự án đi qua:

Bộ phận	Làm gì	Chủ thương hiệu gặp khi nào
Team R&D	Làm công thức, làm mẫu, chỉnh mẫu theo phản hồi	Từ buổi đầu tới khi chốt mẫu
Team sản xuất	Pha chế, chiết rót, hoàn thiện, đóng lô	Khi chạy lô, khi tham quan xưởng
Team kiểm soát chất lượng	Kiểm nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, giữ mẫu lưu	Khi có hồ sơ lô, khi cần đối chiếu
Team kinh doanh	Báo giá, hợp đồng, tiến độ, giao hàng	Suốt dự án

Đầu mối bên kinh doanh không làm thay việc kỹ thuật. Nhưng đó là người bạn gọi khi cần biết lô đang ở khâu nào. Cách phối hợp này quan trọng nhất với khách lần đầu làm sản phẩm. Họ chưa quen với việc một lô hàng có nhiều khâu, mỗi khâu một người phụ trách.

Nếu bạn cân nhắc gia công mỹ phẩm trọn gói, gần như cả bốn bộ phận đều tham gia. Nếu chỉ cần sản xuất số lượng ít để thử thị trường, phần việc dồn vào R&D và sản xuất.

2. Team R&D và phòng thí nghiệm

Team R&D biến ý tưởng thành một công thức chạy được trên máy. Việc gồm ba phần. Đầu tiên là chọn hướng công thức theo định vị sản phẩm. Tiếp theo là làm mẫu nhỏ để bạn sờ và ngửi thử. Cuối cùng là nhân công thức lên mẻ lớn mà giữ nguyên kết cấu.

Giai đoạn của dự án	Bộ phận dẫn	Bộ phận phối hợp
Chốt định vị và hướng công thức	Team R&D	Team kinh doanh
Làm mẫu và chỉnh mẫu	Team R&D	Team kiểm soát chất lượng
Chạy lô đầu tiên	Team sản xuất	Team R&D
Kiểm và đóng lô	Team kiểm soát chất lượng	Team sản xuất
Giao hàng và lô tiếp theo	Team kinh doanh	Team sản xuất

Phần cuối hay bị đánh giá thấp. Một công thức đẹp ở mẻ 500 gram có thể tách lớp khi lên mẻ vài trăm ký. Tốc độ khuấy, thời gian gia nhiệt và tỷ lệ bay hơi đều đổi theo khối lượng. Phòng thí nghiệm nằm ngay cạnh xưởng. Người làm công thức đi sang xem mẻ lớn chạy thật, thay vì đoán qua báo cáo.

Team R&D làm nhiều nhất cho chăm sóc da mặt và chăm sóc tóc. Các nhóm như trang điểm hay chăm sóc cơ thể cũng có công thức nền sẵn để bạn bắt đầu.

Team này cũng trả lời câu hỏi kỹ thuật của khách. Những câu lặp lại nhiều nhất đã gom sẵn ở mục công thức và mục sản phẩm trong trang hỏi đáp.

3. Ai kiểm chất lượng, và vì sao họ có quyền dừng lô?

Trả lời nhanh: Team kiểm soát chất lượng tách khỏi team sản xuất và làm việc song song, không đứng cuối dây chuyền. Họ kiểm nguyên liệu lúc nhập, bán thành phẩm sau mỗi mẻ, thành phẩm trong lúc chiết, rồi giữ mẫu lưu. Người kiểm có quyền dừng lô, để lúc gấp hàng thì tiến độ không lấn át chất lượng.

Team sản xuất đứng máy: pha chế, chiết rót, hoàn thiện, đóng thùng. Nhân sự khối này làm theo tổ, mỗi tổ phụ trách một công đoạn. Tổ đổi theo mã hàng đang chạy trong ngày.

Cách chia điểm kiểm và thiết bị ở từng điểm được mô tả trong trang nhà máy. Ở đây chỉ nói về cách hai khối phối hợp. Bộ phận kiểm soát chất lượng không báo cáo cho bộ phận sản xuất. Nếu một người vừa lo tiến độ vừa lo chất lượng, đến lúc gấp hàng thì tiến độ luôn thắng.

Câu hỏi về hồ sơ, giấy tờ và công bố sản phẩm nằm ở mục pháp lý. Câu hỏi về vận hành và tiến độ ở mục vận hành. Lượng đặt tối thiểu và chi phí ở mục MOQ và chi phí.

4. Kinh doanh, truyền thông, đào tạo và hợp tác

Team kinh doanh là đầu mối của bạn suốt dự án: báo giá, hợp đồng, lịch chạy lô, lịch giao. Team truyền thông làm phần hình ảnh. Họ quay, chụp và dựng nội dung giới thiệu cho các dòng hàng xưởng sản xuất.

Toàn bộ nhân sự gặp nhau ở các buổi hội thảo nội bộ định kỳ. Ở đó từng khối trình bày việc của mình cho các khối còn lại. Xưởng chạy nhiều mã hàng cùng lúc. Hội thảo là cách để người đứng máy hiểu vì sao công thức được thiết kế như vậy.

Founder Nguyễn Khắc Kiên trực tiếp tham gia định hướng sản phẩm và đại diện Seoul Cosmetic tại các sự kiện ngành làm đẹp. Hồ sơ đầy đủ nằm ở trang về founder.

Về hợp tác bên ngoài, Seoul Cosmetic có thỏa thuận đào tạo và chuyển giao công nghệ mỹ phẩm với một đối tác Hàn Quốc. Nội dung tập trung vào đào tạo kỹ thuật cho đội ngũ. Đây không phải là một tuyên bố về chứng nhận hay tiêu chuẩn.

Thương hiệu của bạn cần công thức riêng thay vì công thức nền? Khi đó team R&D dẫn phần việc, cách làm mô tả ở trang gia công công thức độc quyền. Các dòng làm từ nguyên liệu tự nhiên cũng do team này phụ trách, xem trang gia công mỹ phẩm thiên nhiên. Danh mục nhóm sản phẩm nằm ở trang sản phẩm, còn mọi hướng dịch vụ ở trang dịch vụ.