Tháng 11/2025, một khách hàng của Seoul đã mất 3 tháng và 4 lần nộp lại mới nhận được số công bố cho dòng serum vitamin C. Lý do: Công thức khai báo không khớp với kết quả kiểm nghiệm kim loại nặng (thiếu asen). Lần nộp thứ 5, chúng tôi bổ sung đầy đủ 4 chỉ tiêu kim loại nặng (chì, thủy ngân, asen, cadmium) và sản phẩm được duyệt trong 7 ngày làm việc.
Công bố mỹ phẩm không khó. Nhưng sai một ly là đi một dặm. Bài này sẽ giúp bạn tránh 10 sai lầm khiến 80% brand mới bị từ chối.
Công Bố Mỹ Phẩm Là Gì? Tại Sao Bắt Buộc?
Công bố mỹ phẩm là thủ tục khai báo thông tin sản phẩm với Cục Quản lý Dược trước khi lưu hành tại Việt Nam.
Đây không phải là “giấy phép” mà là phiếu công bố (Notification Receipt). Cục Quản lý Dược không “cấp phép” mà chỉ “tiếp nhận hồ sơ” và kiểm tra tính hợp lệ.
Cơ sở pháp lý:
Nghị định 18/2021/NĐ-CP (quản lý mỹ phẩm)
Thông tư 06/2011/TT-BYT (hướng dẫn thi hành)
ASEAN Cosmetic Directive (hài hòa khu vực)
Lưu ý quan trọng:
Mỗi sản phẩm cần 1 số công bố riêng
Số công bố có hiệu lực vô thời hạn (trừ khi có thay đổi công thức)
Sản phẩm nhập khẩu cần công bố lại tại Việt Nam
Hồ Sơ Công Bố Mỹ Phẩm: 7 Thành Phần Bắt Buộc
1. Phiếu Công Bố Sản Phẩm Mỹ Phẩm (Form A)
Thông tin bắt buộc:
Tên sản phẩm (tiếng Việt + tiếng Anh)
Loại sản phẩm (kem, serum, sữa rửa mặt, v.v.)
Công dụng chính
Tên và địa chỉ tổ chức/cá nhân chịu trách nhiệm
Tên và địa chỉ nhà sản xuất
Nước sản xuất
Thành phần định lượng (INCI name)
Dạng bào chế
Quy cách đóng gói
Hạn sử dụng
Điều kiện bảo quản
Lưu ý:
Tên sản phẩm không được chứa từ ngữ quảng cáo (“tốt nhất”, “số 1”, “độc quyền”)
Công dụng phải phù hợp với định nghĩa mỹ phẩm (không được claim trị bệnh)
2. Giấy Phép Kinh Doanh
Yêu cầu:
Bản sao y công chứng (có dấu đỏ)
Còn hiệu lực
Ngành nghề đăng ký có mã 4772 (bán lẻ mỹ phẩm) hoặc 2023 (sản xuất mỹ phẩm)
Lưu ý:
Hộ kinh doanh cá thể vẫn được công bố
Công ty nước ngoài cần có văn phòng đại diện tại VN
3. Giấy Ủy Quyền (Nếu Có)
Áp dụng khi:
Sản phẩm nhập khẩu
Nhà sản xuất không phải là tổ chức chịu trách nhiệm
Yêu cầu:
Bản gốc hoặc bản sao y công chứng
Có thời hạn (thường 1-5 năm)
Ghi rõ sản phẩm được ủy quyền
Chữ ký người đại diện hợp pháp
Mẫu ủy quyền chuẩn:
GIẤY ỦY QUYỀN
Chúng tôi, [Tên công ty sản xuất], địa chỉ [Địa chỉ],
xin ủy quyền cho [Tên công ty phân phối], địa chỉ [Địa chỉ],
được phân phối và chịu trách nhiệm về sản phẩm:
- [Tên sản phẩm 1]
- [Tên sản phẩm 2]
Thời hạn ủy quyền: 01/01/2026 - 31/12/2030
Đại diện bên ủy quyền Đại diện bên nhận ủy quyền
(Ký, đóng dấu) (Ký, đóng dấu)4. Công Thức Định Lượng (Formula)
Yêu cầu:
Tất cả thành phần theo INCI name
Hàm lượng % hoặc khoảng % (range)
Sắp xếp theo thứ tự giảm dần
Thành phần <1% có thể khai báo theo thứ tự tùy ý
Ví dụ công thức serum vitamin C:
1. Ascorbic Acid (Vitamin C): 10%
2. Deionized Water: 73.5%
3. Propylene Glycol: 5%
4. Glycerin: 3%
5. Polysorbate 20: 2%
6. Tocopherol (Vitamin E): 1%
7. Phenoxyethanol: 0.8%
8. Disodium EDTA: 0.2%
9. Citric Acid: q.s. to pH 3.5Lưu ý quan trọng:
Không được giấu thành phần (kể cả fragrance)
Hoạt chất cấm: Hydroquinone >2%, Tretinoin, Corticosteroids
Chất bảo quản phải nằm trong danh mục cho phép (Annex VI)
Màu nhuộm phải nằm trong danh mục cho phép (Annex IV)
5. Nhãn Sản Phẩm (Label)
Nội dung bắt buộc (tiếng Việt):
Tên sản phẩm
Công dụng
Thành phần đầy đủ
Tên và địa chỉ tổ chức chịu trách nhiệm
Nước sản xuất
Số lô sản xuất
Ngày sản xuất / Hạn sử dụng
Khối lượng tịnh / Thể tích thực
Điều kiện bảo quản
Hướng dẫn sử dụng
Cảnh báo (nếu có)
Yêu cầu kỹ thuật:
Font chữ dễ đọc, kích thước tối thiểu 1.2mm
Màu sắc tương phản với nền
Không bị che khuất bởi bao bì
Lỗi thường gặp:
Thiếu thành phần hoặc thành phần không khớp với công thức
Claim công dụng quá mức (“trị nám”, “xóa nhăn” → phải là “làm mờ”, “cải thiện”)
Thiếu số lô hoặc ngày sản xuất
6. Giấy Chứng Nhận Lưu Hành Tự Do (CFS)
Áp dụng cho: Sản phẩm nhập khẩu
Yêu cầu:
Bản gốc hoặc bản sao y công chứng
Do cơ quan có thẩm quyền của nước sản xuất cấp
Còn hiệu lực (thường 1-3 năm)
Liệt kê tất cả sản phẩm được lưu hành tự do
Lưu ý:
CFS phải được hợp pháp hóa lãnh sự (dịch công chứng)
Một CFS có thể công bố cho nhiều sản phẩm nếu cùng nhà sản xuất
7. Kết Quả Kiểm Nghiệm (Test Report)
Chỉ tiêu bắt buộc:
Vi sinh vật:
Tổng số vi sinh vật hiếu khí
Nấm men, nấm mốc
Staphylococcus aureus
Pseudomonas aeruginosa
Escherichia coli
Kim loại nặng:
Chì (Pb): ≤ 20 ppm
Thủy ngân (Hg): ≤ 1 ppm
Asen (As): ≤ 5 ppm
Cadmium (Cd): ≤ 5 ppm
Chất cấm (tùy sản phẩm):
Hydroquinone (sản phẩm làm trắng)
Tretinoin (sản phẩm chống lão hóa)
Corticosteroids (sản phẩm trị mụn)
Yêu cầu:
Phòng thử nghiệm được chỉ định hoặc công nhận (ISO 17025)
Kết quả không quá 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ
Mẫu thử phải đại diện cho lô sản xuất
Phòng thử nghiệm được chấp nhận tại VN:
Quatest 3 (Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng 3)
Eurofins Vietnam
Intertek Vietnam
SGS Vietnam
Phòng thử nghiệm của nhà sản xuất (nếu đạt ISO 17025)
Phí Công Bố Mỹ Phẩm 2026
Phí Nhà Nước
Hiện tại: Miễn phí
Cục Quản lý Dược không thu phí công bố mỹ phẩm theo Nghị định 18/2021/NĐ-CP.
Phí Dịch Vụ (Nếu Thuê Đơn Vị Tư Vấn)
Dịch vụ | Phí | Thời gian |
|---|---|---|
Tư vấn hồ sơ | 2-5 triệu/sản phẩm | 3-5 ngày |
Kiểm nghiệm | 3-8 triệu/sản phẩm | 7-10 ngày |
Dịch thuật CFS | 500K-1 triệu/trang | 2-3 ngày |
Hợp pháp hóa lãnh sự | 1-2 triệu/bộ | 5-7 ngày |
Trọn gói (1 sản phẩm) | 8-15 triệu | 15-20 ngày |
Seoul Cosmetic cung cấp: Hỗ trợ công bố miễn phí cho khách hàng gia công. Chúng tôi đã thực hiện 400+ công bố từ 2015-2026.
Timeline Công Bố Mỹ Phẩm
Quy Trình 5 Bước
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ (3-5 ngày)
↓
Bước 2: Kiểm nghiệm (7-10 ngày)
↓
Bước 3: Nộp hồ sơ online (1 ngày)
↓
Bước 4: Thẩm định (5-10 ngày làm việc)
↓
Bước 5: Nhận kết quả (1 ngày)Tổng thời gian: 15-25 ngày làm việc (3-5 tuần)
Chi Tiết Từng Bước
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Thu thập giấy tờ pháp lý (GPKD, ủy quyền, CFS)
Thiết kế nhãn sản phẩm
Khai báo công thức định lượng
Bước 2: Kiểm nghiệm
Gửi mẫu đến phòng thử nghiệm
Nhận kết quả (bản cứng + bản mềm)
Đối chiếu với tiêu chuẩn ASEAN
Bước 3: Nộp hồ sơ online
Đăng ký tài khoản tại dichvucong.gov.vn
Upload hồ sơ scan (PDF)
Nhận giấy biên nhận điện tử
Bước 4: Thẩm định
Cục Quản lý Dược kiểm tra tính hợp lệ
Nếu thiếu: Gửi yêu cầu bổ sung (1 lần duy nhất)
Nếu đạt: Phê duyệt phiếu công bố
Bước 5: Nhận kết quả
Tải phiếu công bố từ hệ thống
In bản cứng (nếu cần)
Lưu trữ hồ sơ gốc
10 Sai Lầm Thường Gặp Khi Công Bố Mỹ Phẩm
1. Công Thức Không Khớp Với Nhãn
Lỗi: Thành phần trên nhãn thiếu hoặc thừa so với công thức khai báo.
Hậu quả: Từ chối hồ sơ, phải nộp lại từ đầu.
Cách tránh:
Dùng cùng một bảng thành phần cho cả công thức và nhãn
Kiểm tra lại INCI name (không dùng tên thương mại)
2. Claim Công Dụng Quá Mức
Lỗi: Dùng từ ngữ trị bệnh (“trị nám”, “chữa mụn”, “xóa nhăn”).
Hậu quả: Từ chối hồ sơ, có thể bị phạt 20-50 triệu đồng.
Cách tránh:
Dùng từ ngữ mỹ phẩm: “làm mờ”, “cải thiện”, “hỗ trợ”
Tham khảo danh mục công dụng được chấp nhận (ASEAN Guidelines)
3. Thiếu Kết Quả Kiểm Nghiệm Kim Loại Nặng
Lỗi: Chỉ test vi sinh, quên test 4 kim loại nặng (chì, thủy ngân, asen, cadmium).
Hậu quả: Yêu cầu bổ sung, chậm 7-10 ngày.
Cách tránh:
Test đầy đủ 7 chỉ tiêu (5 vi sinh + 4 kim loại) trong cùng một lần
Chọn phòng thử nghiệm được công nhận ISO 17025
4. CFS Hết Hạn Hoặc Không Hợp Pháp Hóa
Lỗi: CFS quá hạn 12 tháng hoặc chưa dịch công chứng.
Hậu quả: Từ chối hồ sơ.
Cách tránh:
Kiểm tra hạn CFS trước khi nộp
Dịch thuật + công chứng + hợp pháp hóa lãnh sự đầy đủ
5. Nhãn Thiếu Thông Tin Bắt Buộc
Lỗi: Thiếu số lô, ngày sản xuất, hoặc cảnh báo.
Hậu quả: Yêu cầu chỉnh sửa nhãn, nộp lại.
Cách tránh:
Dùng checklist 12 thông tin bắt buộc
In thử nhãn và kiểm tra trước khi sản xuất hàng loạt
6. Tên Sản Phẩm Chứa Từ Cấm
Lỗi: Đặt tên “Serum Trị Nám Seoul” hoặc “Kem Chống Lão Hóa Số 1”.
Hậu quả: Từ chối hồ sơ, phải đổi tên.
Cách tránh:
Không dùng từ “trị”, “chữa”, “số 1”, “tốt nhất”, “độc quyền”
Đặt tên trung tính: “Serum Seoul”, “Kem Dưỡng Seoul”
7. GPKD Thiếu Ngành Nghề Mỹ Phẩm
Lỗi: Giấy phép kinh doanh không có mã 4772 hoặc 2023.
Hậu quả: Từ chối hồ sơ, phải bổ sung ngành nghề.
Cách tránh:
Kiểm tra GPKD trước khi nộp
Bổ sung ngành nghề tại Phòng Đăng ký Kinh doanh nếu thiếu
8. Chữ Ký Không Đúng Thẩm Quyền
Lỗi: Giấy ủy quyền hoặc GPKD do người không có thẩm quyền ký.
Hậu quả: Từ chối hồ sơ, nghi ngờ tính pháp lý.
Cách tránh:
Đối chiếu chữ ký với GPKD gốc
Người ký phải là đại diện pháp luật (Giám đốc/Tổng Giám đốc)
9. Nộp Sai Cổng Online
Lỗi: Nộp qua email hoặc nộp trực tiếp thay vì online.
Hậu quả: Hồ sơ không được xử lý.
Cách tránh:
Chỉ nộp qua dichvucong.gov.vn
Lưu lại giấy biên nhận điện tử
10. Không Lưu Trữ Hồ Sơ Gốc
Lỗi: Làm mất hồ sơ gốc, chỉ có bản scan.
Hậu quả: Không xuất trình được khi thanh tra, bị phạt 10-20 triệu đồng.
Cách tránh:
Lưu trữ hồ sơ gốc trong tủ chống cháy
Số hóa toàn bộ hồ sơ (scan màu)
Bàn giao hồ sơ cho bộ phận pháp chế
Kiểm Tra Số Công Bố Thật/Giả
Cách 1: Tra Cứu Trên Website Cục Quản Lý Dược
Truy cập qlmp.gov.vn
Chọn “Tra cứu thông tin mỹ phẩm”
Nhập số công bố (ví dụ: 1234/2026/CBMP)
Kiểm tra thông tin khớp với sản phẩm
Cách 2: Quét QR Code Trên Nhãn
Từ 2026, Cục Quản lý Dược yêu cầu mỹ phẩm phải có QR code dẫn đến thông tin công bố.
Kiểm tra:
QR code phải dẫn đến trang chính thống của Cục QLD
Thông tin phải khớp với nhãn sản phẩm
Dấu Hiệu Công Bố Giả
Số công bố không tra cứu được trên qlmp.gov.vn
Font chữ, con dấu khác với mẫu thật
Thiếu thông tin nhà sản xuất hoặc công thức
Giá rẻ bất thường (dưới 5 triệu/sản phẩm)
Xử Lý Khi Bị Từ Chối Công Bố
Bước 1: Đọc Kỹ Lý Do Từ Chối
Cục QLD gửi email nêu rõ lý do thiếu/sai. Thường có 1-3 điểm cần sửa.
Bước 2: Bổ Sung/Sửa Chữa
Sửa nhãn (nếu sai thông tin)
Bổ sung giấy tờ (nếu thiếu)
Test lại (nếu kết quả không đạt)
Bước 3: Nộp Lại
Nộp bổ sung qua cùng cổng online
Đính kèm công văn giải trình (nếu cần)
Thời gian thẩm định lại: 5 ngày làm việc
Bước 4: Khiếu Nại (Nếu Cần)
Nếu cho rằng quyết định từ chối không đúng:
Gửi công văn khiếu nại lên Cục QLD
Đính kèm bằng chứng pháp lý
Thời gian phản hồi: 15-30 ngày
Case Study: 3 Tình Huống Thực Tế
Case 1: Serum Vitamin C Bị Từ Chối 4 Lần
Vấn đề:
Lần 1: Thiếu test asen
Lần 2: Công thức khai báo 10% vitamin C nhưng test ra 8.5%
Lần 3: Nhãn thiếu cảnh báo “Tránh ánh nắng”
Lần 4: Chữ ký GPKD không rõ
Giải pháp của Seoul:
Test lại đầy đủ 4 kim loại nặng
Điều chỉnh công thức khai báo theo kết quả test (8.5%)
In lại nhãn với cảnh báo đầy đủ
Công chứng lại GPKD
Kết quả: Duyệt ở lần 5, tổng thời gian 3 tháng.
Case 2: Kem Làm Trắng Chứa Hydroquinone
Vấn đề:
Khách hàng yêu cầu làm kem làm trắng “hiệu quả nhanh”
Xưởng nhỏ lén thêm hydroquinone 3% (chất cấm)
Test ra dương tính với hydroquinone
Hậu quả:
Từ chối công bố vĩnh viễn cho sản phẩm
Phạt 50 triệu đồng
Thu hồi toàn bộ sản phẩm đã lưu hành
Đưa vào danh sách đen
Bài học: Không bao giờ thêm chất cấm. Hiệu quả chậm nhưng an toàn.
Case 3: Nhập Khẩu Hàn Quốc Không Có CFS
Vấn đề:
Brand nhập khẩu 10 SKU từ Hàn Quốc
Nhà sản xuất không cấp CFS (quên)
Hàng đã về cảng, cần công bố gấp
Giải pháp:
Liên hệ nhà sản xuất Hàn Quốc xin CFS
Gửi chuyển phát nhanh DHL (2 ngày)
Dịch thuật + hợp pháp hóa lãnh sự tại VN (3 ngày)
Nộp công bố (7 ngày duyệt)
Kết quả: Tổng 12 ngày, hàng không bị lưu kho quá lâu.
FAQ (Frequently Asked Questions)
Công bố mỹ phẩm mất bao lâu?
Thời gian tiêu chuẩn là 15-25 ngày làm việc (3-5 tuần), bao gồm: kiểm nghiệm (7-10 ngày), thẩm định hồ sơ (5-10 ngày), và nhận kết quả (1 ngày). Nếu hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, thời gian có thể kéo dài thêm 5-10 ngày.
Phí công bố mỹ phẩm là bao nhiêu?
Phí nhà nước miễn phí theo Nghị định 18/2021/NĐ-CP. Tuy nhiên, nếu thuê đơn vị tư vấn trọn gói, chi phí dao động 8-15 triệu/sản phẩm (bao gồm kiểm nghiệm, dịch thuật, hợp pháp hóa lãnh sự).
Một số công bố có thể dùng cho nhiều sản phẩm không?
Không. Mỗi sản phẩm cần một số công bố riêng, ngay cả khi cùng công thức nhưng khác mùi hương, bao bì hoặc tên thương mại.
Công bố mỹ phẩm có thời hạn bao lâu?
Phiếu công bố mỹ phẩm có hiệu lực vô thời hạn, trừ khi có thay đổi về công thức, nhà sản xuất, hoặc tổ chức chịu trách nhiệm. Khi đó phải công bố lại hoặc bổ sung hồ sơ.
Tự công bố hay thuê đơn vị tư vấn?
Nếu có kinh nghiệm và nhân sự pháp chế, bạn có thể tự làm. Nếu lần đầu hoặc nhập khẩu, nên thuê đơn vị tư vấn để tránh sai sót. Seoul Cosmetic hỗ trợ miễn phí cho khách hàng gia công.
Sản phẩm gia công trong nước có cần công bố không?
Có. Tất cả mỹ phẩm lưu hành tại Việt Nam đều phải có số công bố, dù sản xuất trong nước hay nhập khẩu.
Website: https://giacongmyphamseoul.vn
Continue reading:
