Chị Ngọc, founder một brand mỹ phẩm tại TP.HCM, có công thức kem dưỡng da phát triển trong lab riêng. Chị tìm 5 nhà máy gia công, nhận được 5 báo giá và 5 timeline khác nhau: 4 tuần, 6 tuần, 8 tuần, 10 tuần, 12 tuần. Chị không biết cái nào “thật”, quy trình nào chuẩn, và tại sao có chênh lệch lớn vậy.
Chị đến gặp chúng tôi. Chúng tôi breakdown 8 bước OEM tiêu chuẩn, chỉ rõ mỗi bước tốn thời gian gì, chi phí bao nhiêu, và đâu là bottleneck thường gặp.
Chị chọn Seoul. 8 tuần sau, chị nhận 2000 units kem dưỡng, chất lượng đúng spec, timeline như cam kết.
Bài học: Hiểu quy trình OEM không chỉ giúp bạn estimate đúng timeline — mà còn giúp bạn phát hiện red flags của nhà máy thiếu chuyên nghiệp.
Tổng Quan: 8 Bước Gia Công OEM
Quy trình gia công mỹ phẩm OEM tiêu chuẩn gồm 8 bước: (1) Tư vấn & báo giá, (2) Ký hợp đồng & cọc, (3) Raw materials sourcing, (4) Pilot batch, (5) Test chất lượng, (6) Production, (7) Đóng gói & QC, (8) Bàn giao.
Timeline tổng: 6-12 tuần tùy độ phức tạp
Chi phí tổng: 50-200 triệu VNĐ cho 1000-2000 units
Bước 1: Tư vấn & báo giá (1-3 ngày)
↓
Bước 2: Ký hợp đồng & cọc (3-5 ngày)
↓
Bước 3: Raw materials sourcing (1-2 tuần)
↓
Bước 4: Pilot batch (3-5 ngày)
↓
Bước 5: Test chất lượng (2-4 tuần)
↓
Bước 6: Production (2-3 tuần)
↓
Bước 7: Đóng gói & QC (3-5 ngày)
↓
Bước 8: Bàn giao (1-3 ngày)Xem thêm: Dịch vụ gia công OEM của Seoul Cosmetic
Bước 1: Tư Vấn & Báo Giá (1-3 Ngày)
Mục tiêu: Hiểu rõ yêu cầu của khách hàng và cung cấp báo giá chi tiết, minh bạch.
Hoạt Động Chi Tiết
1.1. Brief từ khách hàng:
Khách hàng cung cấp:
✅ Công thức (ingredient list với percentages)
✅ Spec sản phẩm (pH, viscosity, color, fragrance, density)
✅ Bao bì mong muốn (chai/lọ, pump/cap, label)
✅ Số lượng order (MOQ thường 500-2000 units)
✅ Timeline mong muốn
1.2. Đánh giá feasibility:
Nhà máy review:
Công thức có stable không?
Nguyên liệu có sẵn không?
Bao bì có compatible với công thức không?
Timeline có realistic không?
1.3. Báo giá chi tiết:
Breakdown các hạng mục:
Hạng mục | Chi phí (VNĐ) | Ghi chú |
|---|---|---|
Setup fee | 5-10 triệu | 1 lần/sản phẩm |
Raw materials | 10-30 triệu | Tùy công thức |
Production (per unit) | 30,000-100,000 | Tùy sản phẩm |
Bao bì | 5,000-20,000/unit | Tùy type |
Test chất lượng | 5-10 triệu | Vi sinh, kim loại nặng |
Tổng (1000 units) | 50-150 triệu | – |
1.4. Sample (nếu cần):
Nếu khách muốn test trước:
Nhà máy làm sample 50-100g
Ship cho khách approve
Chi phí sample: 1-2 triệu (refund khi order)
Deliverables
✅ Báo giá chi tiết (file PDF)
✅ Timeline dự kiến
✅ Sample (nếu yêu cầu)
Lưu Ý Quan Trọng
Red flags cần tránh:
❌ Báo giá không breakdown chi tiết (chỉ ghi “total: 100 triệu”)
❌ Timeline quá ngắn (<4 tuần cho 1000 units)
❌ Không đề cập đến test chất lượng
❌ Không có điều khoản refund/compensation nếu delay
Best practices:
✅ Yêu cầu breakdown từng line item
✅ Hỏi rõ raw materials source (nội địa hay nhập)
✅ Confirm test nào sẽ làm (vi sinh, kim loại nặng, stability)
✅ Đàm phán penalty clause nếu delay >2 tuần
Bước 2: Ký Hợp Đồng & Cọc (3-5 Ngày)
Mục tiêu: Ràng buộc pháp lý và confirm order với deposit.
Hoạt Động Chi Tiết
2.1. Soạn hợp đồng:
Hợp đồng OEM tiêu chuẩn bao gồm:
Thông tin 2 bên: Tên công ty, MST, địa chỉ, người đại diện
Sản phẩm: Tên, spec chi tiết, công thức đính kèm
Số lượng: Units, batch size
Giá: Unit price, total amount, VAT
Payment terms: % cọc, % trước giao hàng, % sau nhận hàng
Timeline: Start date, delivery date, milestone dates
Quality standards: Spec chấp nhận, test methods
Penalty clause: Phạt delay, refund policy
IP & NDA: Sở hữu công thức, confidentiality
Force majeure: Bất khả kháng
2.2. Review & negotiate:
Khách hàng review hợp đồng, đề xuất changes nếu cần:
Payment terms: 50-30-20 hay 70-30?
Penalty: 0.5%/ngày hay 1%/ngày delay?
QC rights: Khách có quyền inspect trước khi ship?
2.3. Ký hợp đồng & cọc:
Khách hàng ký (digital hoặc physical)
Chuyển khoản deposit (thường 30-50%)
Nhà máy confirm received payment
Chi Phí
Hạng mục | Chi phí |
|---|---|
Deposit (30-50%) | 15-75 triệu (tùy total) |
Legal fees | 0 (nhà máy lo) |
Notary (nếu cần) | 500,000 – 2 triệu |
Deliverables
✅ Hợp đồng đã ký (2 bản)
✅ Receipt cọc
✅ Project kickoff email
Lưu Ý Quan Trọng
Điều khoản bắt buộc phải có:
✅ Spec sheet đính kèm: pH, viscosity, color, odor, density
✅ Test requirements: List các test bắt buộc
✅ Acceptance criteria: Sản phẩm pass/fail dựa trên gì?
✅ Penalty cho delay: 0.5-1% total value/ngày delay
✅ Refund policy: Nếu sản phẩm không đạt spec
Red flags:
❌ Hợp đồng 1-2 trang (quá sơ sài)
❌ Không có spec sheet đính kèm
❌ Không có penalty clause
❌ Yêu cầu 100% payment trước
Bước 3: Raw Materials Sourcing (1-2 Tuần)
Mục tiêu: Mua nguyên liệu đạt chất lượng, đúng spec, với giá tốt.
Hoạt Động Chi Tiết
3.1. Purchase order:
Nhà máy gửi PO cho suppliers:
Active ingredients (Vitamin C, Niacinamide, HA, v.v.)
Base ingredients (Glycerin, Propylene Glycol, Water, v.v.)
Preservatives, emulsifiers, thickeners
Fragrance, colorants (nếu có)
3.2. Supplier lead time:
Loại nguyên liệu | Lead time | Source |
|---|---|---|
Nội địa | 3-5 ngày | Việt Nam |
Trung Quốc | 7-14 ngày | Import |
Hàn Quốc | 10-14 ngày | Import |
Châu Âu | 14-21 ngày | Import |
3.3. Incoming QC:
Khi nguyên liệu về:
Check COA (Certificate of Analysis) từ supplier
Test nhanh: màu, mùi, pH, viscosity
Lấy sample lưu (retain sample)
Nhập kho (có temperature control nếu cần)
Chi Phí
Hạng mục | Chi phí |
|---|---|
Nguyên liệu (1000 units) | 10-30 triệu |
Shipping (import) | 2-5 triệu |
Customs clearance | 1-3 triệu |
Deliverables
✅ Raw materials trong kho
✅ COA từ suppliers
✅ Incoming QC report
Lưu Ý Quan Trọng
Risk management:
✅ Order dư 10-15% cho waste/spillage
✅ Có backup supplier cho critical ingredients
✅ Check expiry date (nhận hàng còn >12 tháng shelf life)
Red flags:
❌ Supplier không có COA
❌ Nguyên liệu không rõ nguồn gốc
❌ Bao bì nguyên liệu bị rách, leak
Bước 4: Pilot Batch (3-5 Ngày)
Mục tiêu: Sản xuất thử nghiệm quy mô nhỏ để confirm công thức và quy trình.
Hoạt Động Chi Tiết
4.1. Weighing & dispensing:
Cân chính xác từng nguyên liệu (độ chính xác 0.01g)
Dispense vào containers riêng
Double-check bởi QC
4.2. Mixing & homogenization:
Phase A (water phase): Đun nóng 70-75°C
Phase B (oil phase): Đun nóng 70-75°C
Slowly add Phase B vào Phase A
Homogenize 3000-5000 rpm trong 5-10 phút
Cool down đến 40-45°C
Add heat-sensitive ingredients (preservatives, fragrance)
4.3. In-process QC:
Check ngay sau khi làm xong:
pH (dùng pH meter)
Viscosity (dùng viscometer)
Appearance (màu, độ đồng nhất)
Odor (đúng fragrance profile)
4.4. Adjustments (nếu cần):
Nếu không đạt spec:
Adjust pH (citric acid/NaOH)
Adjust viscosity (thickener hoặc dilute)
Re-make nếu sai lệch >10%
Chi Phí
Hạng mục | Chi phí |
|---|---|
Pilot batch (5-10kg) | 3-5 triệu |
Nhân công R&D | Included |
Adjustments | 1-2 triệu (nếu cần) |
Deliverables
✅ Pilot batch (5-10kg)
✅ In-process QC report
✅ Sample cho khách approve (nếu yêu cầu)
Lưu Ý Quan Trọng
Scale-up issues:
Công thức stable ở lab scale (100g) có thể không stable ở pilot (10kg)
Viscosity có thể thay đổi khi scale
Mixing time/speed cần optimize
Best practices:
✅ Làm 2-3 pilot batches nếu công thức mới
✅ Gửi sample cho khách approve trước khi production
✅ Document mọi adjustments cho production batch
Bước 5: Test Chất Lượng (2-4 Tuần)
Mục tiêu: Đảm bảo sản phẩm an toàn, đạt chuẩn, và stable trong shelf life.
Hoạt Động Chi Tiết
5.1. Sampling:
Lấy sample từ pilot batch (hoặc production batch)
Chia làm 3 phần:
Test vi sinh
Test hóa lý
Retain sample (lưu 24 tháng)
5.2. Test vi sinh (5-7 ngày):
Test các chỉ tiêu:
Total Count: <100 CFU/g
E. coli: Not detected
Staphylococcus aureus: Not detected
Pseudomonas aeruginosa: Not detected
Candida albicans: Not detected
Mold & Yeast: <10 CFU/g
5.3. Test kim loại nặng (5-7 ngày):
Test các chỉ tiêu:
Chì (Pb): <10 ppm
Thủy ngân (Hg): <1 ppm
Asen (As): <5 ppm
Cadmium (Cd): <5 ppm
5.4. Stability test (tùy chọn, 4-12 tuần):
Điều kiện: 45°C, 75% RH (accelerated)
Thời gian: 4 tuần = 3 tháng real-time
Checkpoints: Week 1, 2, 4, 8, 12
Parameters: pH, viscosity, color, odor, separation
5.5. Patch test (tùy chọn, 2-3 tuần):
20-50 tình nguyện viên
Apply sản phẩm lên forearm
Check irritation sau 24h, 48h, 72h
Rate: 0 (no reaction) đến 5 (severe reaction)
Chi Phí
Test | Chi phí | Thời gian |
|---|---|---|
Vi sinh | 2-3 triệu | 5-7 ngày |
Kim loại nặng | 2-3 triệu | 5-7 ngày |
Stability (4 tuần) | 3-5 triệu | 4 tuần |
Patch test | 5-8 triệu | 2-3 tuần |
Tổng (basic) | 5-8 triệu | 7-14 ngày |
Tổng (full) | 15-25 triệu | 4-12 tuần |
Deliverables
✅ Test reports từ lab
✅ Certificate of Analysis (CoA)
✅ Stability report (nếu làm)
✅ Patch test report (nếu làm)
Lưu Ý Quan Trọng
Khi nào cần test đầy đủ?
✅ Sản phẩm mới 100%
✅ Công thức có active ingredients mạnh (Retinol, AHA, BHA)
✅ Sản phẩm cho vùng mắt, môi
✅ Export market (yêu cầu khắt khe)
Khi nào có thể skip?
⚠️ Công thức đã từng sản xuất, không thay đổi
⚠️ Chỉ thay đổi fragrance/color
⚠️ Test market với số lượng nhỏ (<500 units)
Red flags:
❌ Nhà máy không có in-house lab
❌ Test report không có chữ ký/stamp
❌ Kết quả “too perfect” (0 CFU cho mọi test)
Bước 6: Production (2-3 Tuần)
Mục tiêu: Sản xuất batch chính thức với số lượng đã order.
Hoạt Động Chi Tiết
6.1. Pre-production meeting:
Confirm công thức final
Confirm bao bì, labeling
Assign production team
Set production schedule
6.2. Batching:
Quy trình tương tự pilot batch nhưng scale lớn:
Weighing: 50-500kg tùy batch size
Mixing: Industrial homogenizer (10,000-20,000 L capacity)
Temperature control: Automated heating/cooling
In-process QC: Check pH, viscosity every 30 phút
6.3. Filling:
Automatic hoặc semi-automatic filling machine
Fill volume: Check every 100 units (±2% tolerance)
Coding: Batch number, expiry date inking
6.4. Capping & Sealing:
Automatic capping machine
Torque check: 15-25 in-lbs (tùy cap type)
Induction sealing (nếu có)
Chi Phí
Hạng mục | Chi phí |
|---|---|
Production (1000 units) | 30-100 triệu |
Nhân công sản xuất | Included |
Utilities (điện, nước) | Included |
Waste disposal | 1-2 triệu |
Deliverables
✅ Bulk product (trước khi đóng gói)
✅ In-process QC records
✅ Batch production record
Lưu Ý Quan Trọng
Capacity considerations:
Mini factory: 500-1000 units/ngày
Standard factory: 2000-5000 units/ngày
Full-scale: 10,000+ units/ngày
Quality control during production:
✅ Check weight every 100 units
✅ Check torque every 500 units
✅ Visual inspection every batch
✅ Retain samples từ production batch
Bước 7: Đóng Gói & QC (3-5 Ngày)
Mục tiêu: Đóng gói sản phẩm hoàn chỉnh và đảm bảo quality trước khi bàn giao.
Hoạt Động Chi Tiết
7.1. Primary packaging:
Filling vào chai/lọ chính
Capping
Induction sealing (nếu có)
Labeling (front, back, side)
7.2. Secondary packaging:
Cho vào hộp giấy
Insert leaflet (nếu có)
Shrink wrap
Cartoning (12-50 units/carton)
7.3. Final QC:
Check trước khi đóng thùng:
Visual: Màu, texture, defects
Label: Correct info, no typos, batch number, expiry
Function: Pump/cap works properly
Weight: ±2% tolerance
Leak test: Invert 10 units, check leak sau 24h
7.4. Sampling for retain:
Lưu 10-20 units từ mỗi batch
Store ở điều kiện thường + accelerated
Retain trong 24 tháng (hoặc 6 tháng sau expiry)
Chi Phí
Hạng mục | Chi phí |
|---|---|
Packaging materials | 5-20 triệu (tùy type) |
Labor (packing) | 2-5 triệu |
QC final | 1-2 triệu |
Deliverables
✅ Thành phẩm đóng gói hoàn chỉnh
✅ Final QC report
✅ Packing list
✅ Retain samples
Lưu Ý Quan Trọng
Common defects cần check:
❌ Label misalignment (>2mm)
❌ Cap không tight (leak risk)
❌ Box damaged/crushed
❌ Batch number không đọc được
❌ Product discoloration
AQL (Acceptable Quality Level):
Critical defects: 0 (không chấp nhận)
Major defects: AQL 2.5
Minor defects: AQL 4.0
Bước 8: Bàn Giao (1-3 Ngày)
Mục tiêu: Giao hàng cho khách và hoàn tất thanh toán.
Hoạt Động Chi Tiết
8.1. Pre-shipment inspection (nếu khách yêu cầu):
Khách hàng hoặc third-party inspect:
Random sampling (theo AQL)
Visual check
Function test
Documentation review
8.2. Payment balance:
Gửi invoice cho khách
Khách thanh toán balance (thường 50-70% còn lại)
Confirm payment received
8.3. Shipping:
Đóng pallet (nếu số lượng lớn)
Wrap stretch film
Loading lên xe
Ship đến warehouse của khách
8.4. Documentation handover:
Gửi cho khách:
✅ Commercial Invoice
✅ Packing List
✅ Certificate of Analysis (CoA)
✅ Test Reports (vi sinh, kim loại nặng)
✅ MSDS (nếu yêu cầu)
✅ Công bố mỹ phẩm (bản copy)
Chi Phí
Hạng mục | Chi phí |
|---|---|
Shipping (nội thành) | 1-3 triệu |
Shipping (tỉnh) | 3-8 triệu |
Palletizing | 500,000 – 2 triệu |
Insurance (tùy chọn) | 0.5% total value |
Deliverables
✅ Thành phẩm tại warehouse khách
✅ Full documentation
✅ Payment confirmation
Lưu Ý Quan Trọng
Inspection rights:
✅ Khách có quyền inspect trước khi ship
✅ Nếu fail inspection, nhà máy phải rework/refund
✅ Third-party inspection (SGS, Intertek) nếu order lớn
Warranty & claims:
✅ Claim period: 7-14 ngày sau nhận hàng
✅ Defective products: Refund hoặc replace
✅ Shelf life complaint: Handle case-by-case
Timeline Tổng Hợp
Kịch Bản Nhanh (6 Tuần)
Tuần | Hoạt động |
|---|---|
1 | Tư vấn, hợp đồng, cọc |
2 | Raw materials sourcing |
3 | Pilot batch + test nhanh |
4-5 | Production + packaging |
6 | Final QC + bàn giao |
Phù hợp: Công thức đã stable, test tối thiểu (chỉ vi sinh), bao bì in-stock
Kịch Bản Tiêu Chuẩn (8-10 Tuần)
Tuần | Hoạt động |
|---|---|
1 | Tư vấn, hợp đồng, cọc |
2-3 | Raw materials sourcing |
4 | Pilot batch + adjustments |
5-7 | Test chất lượng (vi sinh, kim loại, stability accelerated) |
8-9 | Production + packaging |
10 | Final QC + bàn giao |
Phù hợp: Công thức mới, test đầy đủ, bao bì custom
Kịch Bản Dài (12-16 Tuần)
Tuần | Hoạt động |
|---|---|
1-2 | Tư vấn, hợp đồng, cọc |
3-4 | Raw materials (import từ Châu Âu) |
5-6 | Pilot batch + multiple iterations |
7-12 | Stability test (12 tuần real-time) |
13-14 | Production + packaging |
15-16 | Final QC + bàn giao |
Phù hợp: Sản phẩm complex, export market, regulatory khắt khe
Chi Phí Tổng Hợp (1000 Units)
Bước | Chi phí (VNĐ) | % Total |
|---|---|---|
1. Tư vấn & báo giá | 0 | 0% |
2. Hợp đồng & cọc | Deposit 30-50% | – |
3. Raw materials | 10-30 triệu | 15-25% |
4. Pilot batch | 3-5 triệu | 3-5% |
5. Test chất lượng | 5-25 triệu | 5-20% |
6. Production | 30-100 triệu | 40-60% |
7. Đóng gói & QC | 8-27 triệu | 10-20% |
8. Bàn giao | 2-10 triệu | 2-8% |
TỔNG | 60-200 triệu | 100% |
Giá/unit: 60,000 – 200,000 VNĐ tùy sản phẩm
Case Study: OEM Serum Vitamin C (2000 Units)
Khách hàng: Brand “GlowLab” — TP.HCM
Sản phẩm: Serum Vitamin C 15% + Ferulic Acid
Số lượng: 2000 units (30ml)
Timeline: 8 tuần
Tổng chi phí: 145 triệu VNĐ
Breakdown Thực Tế
Bước | Thời gian | Chi phí |
|---|---|---|
1. Tư vấn | 2 ngày | 0 |
2. Hợp đồng & cọc | 4 ngày | 50 triệu (deposit 35%) |
3. Raw materials | 10 ngày | 25 triệu (Vitamin C nhập Đức) |
4. Pilot batch | 4 ngày | 4 triệu |
5. Test | 14 ngày | 8 triệu (vi sinh + kim loại) |
6. Production | 12 ngày | 40 triệu (20,000/unit) |
7. Packaging | 4 ngày | 14 triệu (chai + hộp) |
8. Bàn giao | 2 ngày | 4 triệu (shipping) |
TỔNG | 8 tuần | 145 triệu |
Kết Quả
Giá/unit: 72,500 VNĐ
Giá bán lẻ: 180,000 VNĐ
Margin: 60%
Sell-out: 6 tuần
Reorder: 5000 units (tháng 3)
FAQ: Câu Hỏi Thường Gặp
Bước nào lâu nhất trong quy trình OEM?
Test chất lượng (Bước 5) thường lâu nhất: 2-4 tuần cho test cơ bản (vi sinh, kim loại), 4-12 tuần nếu làm stability test full. Production (Bước 6) cũng tốn 2-3 tuần cho 1000-2000 units.
Có thể rút ngắn timeline không?
Có, bằng cách:
✅ Dùng nguyên liệu có sẵn trong kho (tiết kiệm 1-2 tuần)
✅ Chọn bao bì in-stock (tiết kiệm 2-3 tuần)
✅ Test tối thiểu (chỉ vi sinh + kim loại, skip stability)
✅ Production 2 ca/ngày (tăng throughput)
Timeline tối thiểu: 4-5 tuần (nhưng risk cao hơn)
Tôi có thể inspect nhà máy trong quá trình sản xuất không?
Có, và nên làm. Hầu hết nhà máy cho phép khách inspect tại các milestone:
✅ Sau pilot batch (approve sample)
✅ During production (in-process QC)
✅ Pre-shipment (final inspection)
Lưu ý: Báo trước 3-5 ngày, mặc PPE (áo blouse, mũ, giày cover), không chụp ảnh khu vực production nếu có NDA.
Làm gì nếu sản phẩm không đạt QC?
Tùy mức độ failure:
Minor (label typo, color slightly off): Rework (re-label, re-pack)
Major (pH sai, viscosity không đạt): Re-process (adjust formula)
Critical (vi sinh fail, kim loại nặng vượt): Destroy batch, re-make, refund deposit
Hợp đồng phải ghi rõ: Ai chịu chi phí rework/refund? Timeline compensations?
Kết Luận
Quy trình gia công OEM 8 bước không phức tạp — nhưng đòi hỏi sự tỉ mỉ và communication rõ ràng giữa bạn và nhà máy.
3 bài học chính:
✅ Hiểu rõ từng bước: Bạn sẽ estimate đúng timeline, phát hiện red flags sớm
✅ Test đầy đủ: Đừng skip stability test — sản phẩm biến chất giữa chừng sẽ giết brand của bạn
✅ Inspect rights: Bạn có quyền inspect tại mọi milestone — đừng ngại yêu cầu
Timeline thực tế: 6-12 tuần cho 1000-2000 units
Chi phí thực tế: 60-200 triệu VNĐ tùy sản phẩm
Bạn cần tư vấn quy trình OEM chi tiết? Liên hệ Seoul Cosmetic để được tư vấn miễn phí và nhận timeline cam kết trong 48 giờ.
Website: https://giacongmyphamseoul.vn
Bạn muốn phát triển dòng mỹ phẩm riêng biệt?
Đội ngũ chuyên gia R&D của Seoul Cosmetic sẵn sàng tư vấn công thức độc quyền và lộ trình sản xuất tối ưu.